AİLE ANAYASASI DANIŞMANLIĞI

Aile Anayasası, şirketin amaçlarını, hedeflerini, değerlerini ve çalışma ilkelerini özetleyen yazılı bir belgedir. İstişare odaklıdır, kurallara dayanır, çatışmaları ve anlaşmazlıkları giderir, herkesi memnun etmeyi amaçlar, ortak akıl ile karar verilir ve gelecekte şirketin kimler tarafından yönetileceğini planlayarak aile şirketinin uzun vadede sürdürülebilir bir yapısı olması için tasarlanır.

Şirketin Aile Anayasası oluşturmak için birçok haklı nedeni vardır. Bunlardan bazıları;

Şirket amaç ve hedeflerinin açık ve öz bir ifadesini oluşturmak.
Şirketin menfaatlerini aile üyelerinin şahsi menfaatlerinin üstünde görmek.
Her bir aile üyesi için adil bir gelecek planlamak.
Aile üyeleri arasında ayrımcılık yapmaksızın, liyakat sahibi kişileri şirkette çalıştırmak.
İşe alma, işten çıkarma, terfi, hisse devri, kâr payı dağıtımı, maaş planlaması gibi konularda karar verme için bir çerçeve oluşturmak.
Ailenin ve şirketin şimdiki ve gelecekteki liderlerini belirlemek, ardıl plan sürecini doğru yönetmek.
Aile üyeleri arasında veya aile ile işletme arasında doğabilecek anlaşmazlıkların çözülmesine yardımcı olmak.
Aile üyeleri zamanla hayatlarını kaybedip hisseleri tamamen başkalarına geçse bile şirket için bir istikrar ve süreklilik duygusu sağlamak.

Aile Anayasası aile şirketlerinde iletişimi, iş birliğini ve uzun vadeli başarıyı teşvik etmek için güçlü bir araçtır. Aile Anayasası yalnızca kurucuların veya mevcut aile üyelerinin değil, tüm ailenin ürünü olmalıdır. Şimdiki ve gelecekteki aile üyelerinin haklarını korumalıdır.

Aile Anayasası aile üyeleri, iş hayatı, ülkedeki ve dünyadaki değişikliklere göre düzenli olarak gözden geçirilen ve güncellenen yaşayan bir belge olmalıdır. Aile Anayasası oluşturmak, doğru adımlarla büyümek ve gelişmek isteyen herhangi bir aile şirketi için paha biçilmez bir yatırımdır.

Ailenin amaçlarının, hedeflerinin, değerlerinin ve çalışma ilkelerinin açık ve özlü bir beyanını geliştirmek için zaman ayırarak, şirketinizin gelecek nesiller için güçlü ve başarılı kalmasını sağlayabilirsiniz.

HİZMET KAPSAMI

Aile Üyelerinin Çalışma Esasları

Aile şirketlerinde çalışan ya da çalışmak isteyen her aile üyesi Üst Yönetimin belirlemiş olduğu kurallar çerçevesinde şirkette çalışmalıdır. Kurallar belirlenirken adil bir yaklaşım sergilenmeli, hakkı olmayan kimseye zamansız yetki ve unvan verilmemelidir. Büyük ortağın en büyük oğlu olmak bir üstünlük sebebi olmadığı gibi, küçük ortağın en küçük kızı olmak da bir dezavantaj oluşturmamalıdır.

Aile üyelerinin çalışma esasları ilk bakışta geniş aile içinde bir denge gibi görünse de aslında şirketin geleceğini emin ellere teslim etmek amacıyla yapılması gereken bir planlamadır.

Şirkette çalışan aile üyelerine becerilerine göre görev dağılımı yapılmalı, farklı roller ve sorumluluklar yüklenmeli, yetki alanları açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Aile üyeleri farklı birimlerde görev alıyor olsalar da sürekli istişare ederek fikir alışverişinde bulunmalı ve birbirlerinin yetki alanlarına müdahale etmemelidirler. Aile üyelerinin görevlerini ve yetki alanlarını net bir şekilde tanımlamak şirketin başarısına büyük katkı sağlamaktadır.

Harcama Yönetimi

Harcama yönetimi ile şirket ortaklarının, şirkette çalışan ve çalışmayan aile üyelerinin hangi olanaklara sahip olacakları yazılı kurallar dahilinde belirlenmelidir. Şirketin büyüme hedefleri göz önünde bulundurularak kar dağıtımı planlaması yapılmalı, şirkette çalışan aile üyeleri farklı bir gelir kaynağına ihtiyaç duymamalı, yeni kuşakların eğitim giderlerinin hangi aşamada şirket tarafından karşılanacağı belirlenmelidir. Bunun gibi kurallar belirlenirken şirkete katkısı olan aile üyesi ile katkısı olmayan aile üyesi arasında adil bir yaklaşım sergilenmelidir.

Harcama yönetimi ile şirketin geleceği her şeyden üstün tutulmalıdır. Şirketi finansal bir çıkmaza düşürecek lüks harcamalardan kaçınılmalı, şirkette çalışan aile üyeleri ile çalışmayan aile üyeleri aynı olanaklara sahip olmamalıdır.

Hissedarlar Sözleşmesi

Hissedarlar sözleşmesi, bir şirketin hissedarları arasındaki ilişkilerinin yasal boyutunu düzenleyen bir sözleşmedir. İlgili kanunda özel bir şekle tabi olmamakla birlikte genellikle yazılı olarak yapılır. Sözleşmenin tarafları kural olarak ilgili şirketin hissedarlarıdır.

Şirket ana sözleşmesi ile düzenlenemeyen veya tarafların sözleşme ile düzenlenmesini uygun bulmadıkları konuların düzenlenmesinde bu sözleşme kullanılabilir. Hisselerin satışı veya geri alınması gibi hisse sahipleri arasında paylaşılan konuları düzenlemek için de kullanılabilir.

Bu sözleşmenin hazırlanmasında temel amaç hisse sahiplerinin haklarını korumak ve şirketin sonraki kuşaklara daha güçlü bir şekilde aktarılabilmesini sağlamaktır.

Üst Kurulların Oluşturulması

Ülkemizdeki aile şirketlerinde Yönetim Kurulları hem yönetişimden hem de yönetimden sorumludurlar. Üst Yönetim ya da İcra Kurulu olarak adlandırılan kurullarda, çoğu zaman deneyimli yöneticiler olan Yönetim Kurulu üyeleri yönetici gibi hareket ederek yönetim sorumluluklarını da üstlenebilmektedir.

Esasen şirketin kurumsal yönetişiminden Yönetim Kurulu sorumludur. Şirkete rehberlik etmek, stratejilerin oluşturulmasına katkıda bulunmak ve strateji uygulamasının başarısını denetlemek Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır. Uygulamada ise Yönetim Kurulu üyelerinin yönetim sorumluluklarını üstlenmesi yaygındır. Bunun nedeni, Yönetim Kurulu üyelerinin genellikle şirket operasyonlarına aşina olan deneyimli yöneticiler olmasıdır.

Yönetim Kurulu şirketi mikro düzeyde yönetmemeli veya günlük operasyonlara müdahale etmemelidir. Bunun yerine Yönetim Kurulu, şirketin stratejik yönünü belirlemeye, şirketin performansını izlemeye ve hissedarların çıkarlarını en iyi şekilde gözetecek şekilde yönetilmesini sağlamaya odaklanmalıdır.

Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim iş birliği içinde birlikte çalışmalıdır. Yönetim Kurulu, Üst Yönetime başarılı olması için ihtiyaç duyduğu rehberlik ve desteği sağlamalıdır. Üst Yönetim, Yönetim Kurulunu şirketin ilerleyişi hakkında bilgilendirmeli ve Yönetim Kurulunun endişelerine duyarlı olmalıdır. Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim birlikte çalışarak şirketin hem etkin hem de verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayabilir.

Aile Konseyi Oluşumu

Aile Konseyi; aile şirketlerinde sürdürülebilirliği sağlamak, şirketin ve ailenin değer ve hedeflerini düzenli olarak takip etmek, şirkette çalışan ve/veya çalışmayan hem kurucu hem de yeni kuşak aile üyeleri arasında iletişimi artırmak için kullanılan çok etkili bir organdır.

Aile Konseyi icra faaliyetlerinde bulunan tüm aile üyelerinden geri bildirim alınmasına olanak sağladığı için özellikle büyük ve birden fazla kuşağın bir arada bulunduğu aile işletmeleri için çok önemlidir. Bu geri bildirim, tüm aile üyelerinin şirketin ilerleyişinden haberdar olmasını, beklenti ve endişelerini paylaşmasını sağlar.

Aile içinde iletişimi güçlendirmek, karar alma sürecinde ortak akıl yürütmek, kurucu aile üyelerinin tecrübelerini yeni kuşaklara aktarabilmek, yeni kuşakları yönetim süreçlerine hazırlamak gibi birçok fonksiyonu olan Aile Konseyi her aile şirketinin temel yapıtaşlarından biridir.

Halefiyet Planlaması

Ülkemizde bir aile şirketinin ortalama ömrü 25 ile 30 yıl arasındadır. Aile şirketlerinin sürdürülebilirliği için en kritik dönüm noktalarından biri de kuşaklar arası yönetim geçişidir. Bu geçiş doğru planlanmadığı takdirde şirketin sürdürülebilirliği açısından önemli bir risk ortaya çıkabilir.

Başarılı bir kuşak geçişi için yetki devri şirketin ilerlemesini sağlayacak şekilde planlanmalıdır. Aile üyeleri arasında liderlik için en uygun olan adaylar bu planlamaya dahil edilmeli, zamanı geldiğinde (liderin emekliliği veya vefatı halinde) bu görev için liyakat ve profesyonellik göz önünde bulundurularak karar verilmelidir. Halefiyet planlaması ailenin bütünlüğünü koruyabilmek, şirketin geleceğini garanti altına alabilmek açısından hayati önem taşımaktadır.

Mentorluk Süreci

Mentorluk, aile şirketlerinde yeni kuşak aile üyelerine yönelik rehberlik ve destek sağlama sürecidir. Yönetimsel anlamda bilgilerin, deneyimlerin ve tavsiyelerin paylaşılarak kuşakların gelişim süreçlerine katkı sağlandığı bir süreçtir.

Mentorluk sürecinde kuşakların mesleki ve kişisel gelişimlerine, hedef belirlemelerine, karar vermelerine ve zorlukların üstesinden gelmelerine yardımcı olunur. Kuşaklar arasında köprü vazifesi görülürken, ikili ilişkilerin zarar görmesi engellenir.

Yeni kuşak aile üyelerinin mesleki ve kişilik özelliklerine göre farklı bir program planlanır ve Yönetim Kurulu ile düzenli olarak bilgi paylaşımında bulunulur. Geleceğin liderleri kendilerine uygun gelişim aşamalarına tabi tutulur.